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第三方物流企业的信息化发展之道

信息化 需要探索的必经之路

  在全球经济贸易一体化的大背景下,第三方物流企业面临着一系列挑战:自身业务的发展;运输网络的扩张;不同客户、特别是跨国集团客户更广泛、专业、个性化的物流服务需求……都导致了企业作业单据、业务流程日益繁多。

  在回顾企业发展的过程中,英源物流总经理王智源曾颇为感慨地坦言:1998年到2003年,是英源大跨步发展的黄金时期,企业业务年增长率超过100%。但2003年以后,他却逐渐发现,由于企业的仓储管理系统过于原始,只能手工制作单据,导致工作效率提升方面遭遇了巨大的发展瓶颈。而企业管理跟不上,能接受的业务量趋于饱和,使英源物流的发展速率开始变得缓慢。英源物流的领导层敏锐地意识到,企业需要借助信息化系统帮助提高工作效率、降低人力成本。

  意识到这一点,英源物流于2006年上马了一套物流信息化系统。然而,该系统流程固化、运行速度缓慢,不支撑互联网架构,外部机构无法应用该系统实现协同作业,无法实现业务单据的导入导出,仅仅只能作为电子表格记录单据和其他业务数据,原有系统的局限性对英源物流的实际运作造成了很大的障碍。信息系统的实施并未减轻管理和实际操作的繁杂度,人力成本和管理成本得不到有效的降低,工作效率和客户质量得不到切实的提升,这和当初建设信息化系统的愿望相违背,英源物流管理层不得不重新寻求一套真正合适而有效的物流管理App。

  在英源物流明确需求、寻找信息化合作伙伴的过程中,曾在2003年有过一面之缘的博科资讯再度进入了王智源的视线。博科资讯物流信息化专家深谙“对于业务不断向全国扩展的第三方物流企业而言,借助信息化系统降低人力成本、提高工作效率,究竟意味着什么”,其向英源物流企业展示了其强大的技术实力、全面的咨询服务和完善的系统实施能力。

  在前期需求调研和信息系统考察的基础上,经过反复多次的研究探讨和系统操作验证,英源物流最终确定博科资讯作为其物流信息系统的合作伙伴,2008年初正式签署合作协议。据博科方面项目经理徐熠先容,仅用了一个半月进行分析,其后用了一个半月部署,就上线验收了。而经过半年的应用,英源方面的使用反馈普遍较好,“数据汇总及时了,准确了,可逆追查分析了,信息还原真实性较强。”王智源这样描述这套系统带给自己的感觉。

  这套不前卫、却很成熟的技术方案,是如何实现其即定目标的呢?

  英源的对症之药

  对于英源物流企业来说,其面临的首要问题是自动计费和成本管理。

  因为第三方物流的收入来源就是各种收费项目,如提货费、包装费、运费、送货费、保险费、地面运输费、燃油附加费、仓储费、出仓费、进仓费、服务费、耗材费等等,而相应的,也会有提货成本、包装成本、运输成本、送货成本、搬运成本、停车费成本、路桥费成本、汽油费成本、保险费成本、仓储费成本等各种成本。

  由于客户多样,面对的货物复杂之极,以及面对竞争,必须提供有竞争力的报价,物流费用和成本的计算方式可谓复杂多变,单纯依靠人工计费比较费时和费力,并且容易出现差错。只有借助自动计费管理系统,及时反映每一笔业务的收入和成本,才能精确控制运作成本并计算出毛利润,实现费用和成本明细化管理。所以,博科提供了物流供应链信息管理系统计费引擎,用户可以自行设置各种计费边界条件,而当有新的费用和成本计算方法出炉时,用户还可以自主增加。

  这套系统还可将成本分摊到每张单据,供各种物流数据的分析和统计报表,实现费用和成本精细化管理,并提供对英源物流仓储和运输业务的绩效统计。英源物流总经理王智源笑着做出了通俗说明:“用较为夸张的说法:没有信息化系统,企业就要聘请精算师,有了信息化系统,只要会按键就可以,连四则运算都不用会。”

  接下来,是多客户管理和多点多仓库管理所面临的问题。这是英源物流最欣赏的一点。博科项目经理徐熠先容说,“第三方物流服务商涉及到很多客户,不同客户的业务流程各不相同,对货物的仓储和配送也有各种不同的需求。在以往,由于英源的客户是强生、GSK、大金等强势客户,英源必须按照客户的要求做,要知道人的记忆和能力等方面有限,长期如此,会形成英源物流的特定客服人员变得只会服务于某一特定的客户或某一特定行业的客户,每个人都成为工作不可缺席的“唯一”,使得岗位对人的依赖过大。”

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